Des avancées sur le front des mécènes
Une des grandes difficultés dans la coordination du projet est de parvenir à "solder" efficacement et au mieux les dossiers ouverts depuis longtemps tout en avançant sur les nouveautés. Aujourd'hui un rapide point sur l'un de ces dossiers ouverts depuis trois ans maintenant et que j'espère pouvoir conclure heureusement dans les prochains mois.
Pourquoi le dossier des mécènes est-il complexe ?
J'ai abordé des thématiques semblables dans de précédents articles :
- Au sujet de l'après-souscription: traiter des dossiers ouverts tout en préparant l'avenir
- Présentation du suivi des seigneurs et mécènes
La méthode de travail et les personnes (Nel' puis moi) s'occupant du dossier "mécène" ayant changé, il est important de vérifier qu'aucun mécène n'est malencontreusement oublié dans un recoin poussiéreux d'un disque dur... Cette question est compliquée par le fait qu'à l'heure actuelle, il y a toujours 7 mécènes dont je ne parviens pas, en dépit de plusieurs relances, à obtenir les commandes... Des fois je me demande si je ne tombe pas dans le SPAM ^^... ou si l'adresse est bien la bonne... quoi qu'il en soit, n'ayant pas d'autres moyens de contacter ces mécènes, je suis dans une impasse... Je persévère et relance... dans l'espoir que peut-être... (non, ne croyez pas que c'est vain : des fois ça marche !)
Tout préparer pour la dernière ligne droite ?
Je me suis mise récemment aux "Google formular". Au début j'étais un peu inquiète par rapport à cet outil que je ne maîtrisais pas du tout, et puis je me suis lancée. L'essayer, c'est l'adopter ! La possibilité d'avoir un fichier type Excel (Google Sheet) mis à jour quotidiennement avec les données saisies est tout simplement un confort dont on ne peut pas se passer quand on traite de grandes quantités d'informations.
J'ai ainsi relancé tous les mécènes pour lesquels j'avais une commande, dans le but de pouvoir rassembler toutes les données nécessaires pour procéder aux envois. Vous voyez ci-dessous un aperçu de ma fiche de tâche Redmine consacrée à la question. Les sous-tâches aux jauges remplies sont les retours que j'ai eus. En parallèle de cette liste, il y a encore peut-être une poignée à une petite dizaine de dossiers qui ne sont pas encore enregistrés, de sorte que les expéditions au final représenteraient une trentaine d'illustrations.
... je ne vous cache pas que je serai vraiment contente quand je serai venue à bout de ce chantier ! Les presque 3h de temps enregistré sur la tâche ne sont qu'une portion de la cinquantaine d'heure enregistrées à mon compte sur Redmine... (ne compte pas le temps passé avant sa mise en place, ni le temps pour réaliser les illustrations).
Au final le dossier "mécène" aura pris bien plus de temps que prévu et nécessité une réflexion approfondie pour améliorer la gestion. Cela aura été très formateur, assurément, et un soulagement quand tout le monde aura été livré !
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