Organiser les relectures, penser le gain de temps

10/30/2014 05:00:00 PM Iris 0 Comments

Tandis que Nel' sur son blog explique les solutions trouvées pour surmonter les difficultés au niveau de la coordination, un exemple concret de question organisationnelle du côté des relectures. Actuellement, je suis précisément en train d'assurer le suivi en parallèle :

... et cela ne représente que les chantiers de relecture (pas l'écriture ni le suivi des figures de mécène)...

Comment faire pour s'en sortir avec plus de choses à faire sur le même espace temporel qui ne peut être étiré ? Il faut mieux s'organiser.

La mind map, ou carte conceptuelle pour parler en français, est un schéma grâce auquel on organise les informations, et qui permet d'embrasser d'un coup d'oeil les données. Ci-dessous celle que j'utilise et mets régulièrement à jour :

Vous noterez les smileys mignons signalant si les personnes sont disponibles, pas ou peu : nos relecteurs contribuent à la qualité de la gamme en donnant de leur temps libre et des heures de sommeil. Vous les découvrez dans les crédits après qu'ils se soient esquintés les yeux sur les textes et les maquettes jusqu'à pas d'heure ! ... Je suis témoin privilégié de leur engagement et de leurs efforts pour rattraper des retards ou essayer de gagner un peu de temps pour donner du mou à notre maquettiste. Merci à eux !

Corrélativement, cela signifie qu'ils ne sont pas disponibles en permanence, certaines contingences de la "vraie vie" pouvant les empêcher de participer efficacement durant une période plus ou moins longue. Il s'agit pour moi de me tenir au courant et de m'assurer qu'aucun n'arrive à un point de rupture pour cause d'épuisement. Esteren est un marathon en équipe et il faut parfois se relayer dans la longue course.

Si l'usage des mind-map est un vrai progrès pour moi côté suivi, il y a eu un complément déterminant et encore en construction et développement, initié par Pierstoval (que je remercierai jamais assez ! Il a même changé la couleur bleue de base du Redmine pour un vert qui me plaisait davantage !)

Avec la mise en place de la plateforme Redmine - Esteren, je dispose de davantage d'outils de suivi, des filtres et plein de bidules pour classer les infos, lier les demandes, créer des projets et sous-projets... un rêve de data manager ! 

En terme de gain par rapport à la mind-map : pouvoir manipuler plus d'infos simultanément, une mise à jour facile, et des liens (il suffit de cliquer sur un intitulé de texte pour avoir toutes les infos sur les commandes d'illustration liées par exemple).

Cela fait depuis août que je travaille quasi quotidiennement sur cette plateforme. J'essuie encore quelques plâtres et me rends compte que j'ai ponctuellement une redondance d'information résultant de ce que je n'ai découvert certaines fonctions qu'à l'usage, courant septembre ou octobre. 

Nouvelle phase de test pour amélioration de l'efficacité : l'accès au Redmine pour les vaillants relecteurs. 

Quel avantage ? Essentiellement la transparence et de l'accès à l'information au niveau de l'équipe : auparavant, quand Nel' voulait savoir où en était un texte dans le cycle des relectures, il devait me mailer, moi vérifier, lui faire un rapport... Là, l'information est directement accessible. De même avant j'ignorais l'état d'avancement des illustrations : Nel' devait vérifier "manuellement" auprès des illustrateurs où ils en étaient. Et même si les illustrateurs ou les relecteurs mailaient régulièrement leur avancement, le souci était celui de l'encombrement des boîtes mail : trop de messages. Il fallait distinguer les mails de suivi (savoir où en est qui pour avoir une vision d'ensemble de l'avancement), et les mails "autres", à traiter. Là aussi, c'était faisable, mais perte de temps.

Au final, les pertes de temps sont de plusieurs natures, souvent de petite taille pris chacun indépendamment, mais cumulées, elles deviennent une véritable gêne. Et c'est pourquoi je cherche avec tant de zèle à les identifier pour fluidifier les processus, réduire la fatigue, gagner en confort de travail, ... et en productivité !